ビジネスメールを初めて作る際の件名や本文の書き方

投稿日：2015年10月26日更新日：2016年12月5日

パソコンや携帯電話などのデジタルツールが普及した事で、用件をメールで送信するなどの場面も増えています。

日常の生活におけるプライベートな場面であったり、ビジネスの場面など様々な状況でやり取りが行われています。

目次です。

ビジネスメールの件名を初めて作る際の書き方

まず、メールの件名については、目的が違っていたとしても、内容に注目してもらう最初のテーマになるものでもあります。

そのため、内容を読んでもらうために、相手の注意を引きつける箇所でもあります。

ビジネスの場面では、スルーされないような工夫も必要になります。

件名の場合には、ズバリ、シンプル　イズ　ベストになります。

緊急性がある様な場合には、普段とは変えて件名は全てカタカナ表記にするなども一つの方法です。

メールの件名は、これから内容を予告する様な場面にも繋がります。

できるだけわかり易く、端的に内容を表現するものが最適な方法になります。

メールにおける本文については、プライベートの場合には、自分の伝えたい内容を、自由に表現する事ができます。

唯、プライベートではあっても、相手が上司であったり、自分が部下としてなどの場面、先輩と後輩などの関係性が存在している場合には、ある程度の礼儀を弁える必要はあります。

最低限、ですます調の表現で終始一貫させるなどの工夫は必要になります。

一方、ビジネスの場面の場合の本文では、送信相手が得意先などの場合には、やはり注意が必要になります。

手紙などと比較すると、かなり省略できる内容になる事もありますが、相手に不快感を与えない程度の礼節は必要です。

得意先などが相手の場合には、相手の社名や所属部署、肩書き、氏名などを正確に記してから、一行空けて、本文の内容に入っていくようにします。

その際にも、『いつもお世話になっております。』位は最初の行に付けておくと無難です。

絶対に失礼があってはならないような相手に対しては、『拝啓』や『謹啓』などから始めて、1マス置いてから、「いつもお世話になっています」などの文章を入れておく事が大切です。

更に一行空けてから、1マス空けて文章を始めると、段落構成をして、別の段落にした時に、内容を区分して表現する事ができます。

用件は各人によって違いますが、できるだけ内容を凝縮させて、相手に時間を取らせないようにする事も大切です。

ビジネスの場面では、メールを読んでもらって、用件を潤滑に済ませる事が大切になりますので、まずは読んでもらうための工夫が必要になります。

長文になってしまいそうな場合には、予めメモ書きで要点をいくつか記してから、できるだけ端的に表現できるようにしておくと、逆に文章構成の手間を省けます。

参考にしてみてください。